Ενημέρωση φορέων για Office365 λογαριασμους που λήγουν 30-10-2017

Σας ενημερώνουμε ότι σύντομα – και συγκεκριμένα στις 30-10-2017, θα λήξουν οι λογαριασμοί των φοιτητών* στην υπηρεσία ΔΗΛΟΣ365 της ΕΔΕΤ. O λόγος για τον οποίο οι λογαριασμοί λήγουν κάθε χρόνο είναι να ελέγχεται ότι ο κάθε φοιτητής διατηρεί την ακαδημαϊκή του ιδιότητα, είτε ως φοιτητής προπτυχιακού ή μεταπτυχιακού επιπέδου, είτε ως alumni κ.ο.κ. Εάν ο χρήστης πλέον δεν έχει κάποια ακαδημαϊκή ιδιότητα, δεν καλύπτεται από την σύμβαση που έχετε υπογράψει με την Microsoft και η υπηρεσία ΔΗΛΟΣ365 θα προχωρήσει στην διαγραφή του λογαριασμού από το Office365. Ο κάθε χρήστης έχει προφανώς την δυνατότητα να μετατρέψει τον λογαριασμό του σε προσωπικό. Βοήθεια και υποστήριξη για αυτό παρέχει μόνο η Microsoft.

  • Επισημαίνουμε οτι αυτό αφορά μόνο φοιτητές ( eduPersonAffiliation με τιμή student) και όχι μέλη ΔΕΠ ή οτιδήποτε άλλη κατηγορία.

Ο τρόπος που γίνεται η διαδικασία έχει ως εξής :

  • Ως ημερομηνία έναρξης ακαδημαϊκής χρονιάς έχει οριστεί η 1η Οκτωβρίου. Για κάθε χρήστη που συνδέεται πρώτη φορά στην υπηρεσία ΔΗΛΟΣ365, δημιουργείται ένας λογαριασμός στο Office 365 με ημερομηνία λήξης την 31 Οκτωβρίου του επόμενου ακαδημαϊκού έτους.
  • Ως grace period , δηλαδή περίοδο μετά τη λήξη του λογαριασμού, στην οποία οι χρήστες έχουν ακόμα πρόσβαση στον λογαριασμό τους, έχει οριστεί να είναι 30 ημέρες. Ουσιαστικά αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση στους λογαριασμούς τους μέχρι και τις 30-11-2017
  • Για να ανανεωθεί η ημερομηνία λήξης του λογαριασμού, χρειάζεται να κάνει login μια (1) φορά ο χρήστης στο ΔΗΛΟΣ365 ( delos365.grnet.gr ) μετά την έναρξη του ακαδημαϊκού έτους ( δηλαδή την 01-10-2017 ), όπως έκανε και την πρώτη φορά για να ενεργοποιηθεί ο λογαριασμός του.

Η υπηρεσία ΔΗΛΟΣ365 , θα στέλνει ειδοποιήσεις καθημερινά ξεκινώντας από 01-10-2017

α) Στους διαχειριστές του κάθε φορέα ( εσάς ) με μια λίστα λογαριασμών που πρόκειται να λήξουν τις επόμενες 31 ημέρες.
β) Σε κάθε χρήστη της υπηρεσίας του οποίου ο λογαριασμός πρόκειται να λήξει τις επόμενες 31 ημέρες. Για τους χρήστες αυτούς

  • εάν ο Identity Provider σας απελευθερώνει το email attribute στον Service Provider της υπηρεσίας ΔΗΛΟΣ365, θα χρησιμοποιηθεί το email αυτό.
  • εάν ο χρήστης ο ίδιος έχει προσθέσει email διευθυνση μέσα από την υπηρεσία ΔΗΛΟΣ365, θα χρησιμοποιηθεί αυτό.
  • εάν δεν υπάρχει κανένα από τα δύο, η υπηρεσία ΔΗΛΟΣ365 θα προσπαθήσει να στείλει το email στο UPN με το οποίο έχει δημιουργηθεί ο λογαριασμός στο Office 365, το οποίο μπορεί να είναι ή να μην είναι email διεύθυνση ανάλογα με την παραμετροποίηση που έχετε επιλέξει να κάνετε.

Όπως καταλαβαίνετε από τα παραπάνω, υπάρχει η περίπτωση να υπάρχουν χρήστες των οποίων οι λογαριασμοί θα λήξουν και δεν έχουμε τρόπο να τους ενημερώσουμε από την Υπηρεσία ΔΗΛΟΣ365. Για τον λόγο αυτό θέλαμε να σας επιστήσουμε την προσοχή και σας προσκαλούμε, ανάλογα με την παραμετροποίηση του φορέα σας, να

  • Ενημερώσετε μαζικά τους χρήστες σας με μια ανακοίνωση π.χ. κοντά στην ημερομηνία λήξης των λογαριασμών, ούτως ώστε να μην το αμελήσουν.
  • Να παραμετροποιήσετε τον Identity Provider του φορέα σας να απελευθερώνει το email attribute εάν έχετε αυτή την πληροφορία για τους χρήστες σας.
  • Να παραπέμψετε τους χρήστες σας με μια ανακοίνωση π.χ. να προσθέσουν ένα προσωπικό email από την διεπαφή χρήστη του ΔΗΛΟΣ365 ( συγκεκριμένα συμπληρώνοντας το πεδίο “Διεύθυνση Email” στο https://delos365.grnet.gr/user/settings ) έτσι ώστε να μπορεί να τους ενημερώνει το σύστημα για την επικείμενη λήξη του λογαριασμού.

Παραμένουμε στη διάθεσή σας για επιπλέον πληροφορίες ή απορίες.

Mε εκτίμηση,
GRnet Support

Κέντρο Διαχείρισης Δικτύου ΑΤΕΙΘ

0